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中小企业网络解决方案

2010-06-07 09:42:56 来源:杭州弄潮网络科技有限公司 浏览:583
内容提要:    通常,500人以下的企业被统称为中小企业(SME),设备、资金和管理是中小企业成长的几个难题。中小企业资金短缺的情况比较常见,如何在有限的资金投入状况下,实现企业与人员的最高效的运作是中小企业的重要问题。
    中小企业在管理过程中,对小型办公资源共享、用户访问、信息反馈以及物流管理等问

    通常,500人以下的企业被统称为中小企业(SME),设备、资金和管理是中小企业成长的几个难题。中小企业资金短缺的情况比较常见,如何在有限的资金投入状况下,实现企业与人员的最高效的运作是中小企业的重要问题。

    中小企业在管理过程中,对小型办公资源共享、用户访问、信息反馈以及物流管理等问题都需要较好的处理解决手段。因而,建立一条可靠性强、管理性强以及投资较少的信息传送渠道,是现今信息化社会中必须考虑的。

    一些企业认为,信息化就是购买计算机、打印机、建立小型的数据库并培训或增加几个专职员工使用,这样的实际应用效果与过去完全手工记录、管理的模式并没有什么本质的区别,仅仅是由纸质文档改变为电子文档而已。很多企业处于对电子文档的不放心,还保留了纸质文档做为备份,非但没有增加工作的效率,反而多使用了人工,使得企业信息化成为一种门面的东西。投资增加效果不显著,企业领导人转而认为信息化不但无足轻重而且投资无效。

    但是,在从传统计划经济的脱胎换骨中,许多中小企业显然还没有意识到,网络,恰恰是企业内部的网络才是牵引其提升核心竞争能力的关键因素。因为今天的一切正在“残酷”地证明:中小企业的网络建设将直接关系到企业未来的生死存亡。

    先让我们看一看网络发展过程。网络发展经历了以电子邮件、网上广告查询、企业网、网上交易(EDI)到现在的电子商务、电子世界的过程。而现在国内企业处于什么样的位置?有多少企业建立了电子邮件系统?有多少广告是通过网上发布的?更不用说网上交易、电子商务等等。

    网络应用并不仅仅是网上交易、网上做广告,甚至网上交友、购物等等。我们应充分认识到网络对企业发展的作用,对促进生产力的作用。

    在技术应用与创新方面,世界各国技术各有优势,如果能集他们之大成将会对人类进步起极大的推动作用。典型事例是,波音777飞机就是由世界上几个国家的技术人员在网上共同参与设计的。再如最新在美国航天飞机上进行物理实验是由中美俄等几个国家技术人员共同设计的,这其中网络起了非常重要的作用 。
    通过网络的使用,促进管理水平的提高。

    缩短产品开发周期,促进产品的更新换代。 现代社会技术和工艺的生命周期越来越短,无论是汽车的样式,还是电脑的升级,时间短得使人们无法适应。只有通过网络与外界沟通,感受市场信息,使自己的行为融入全球市场行为当中,才能不至于落后他人。在全球经济一体化的过程中,任何一个企业从其诞生之日起就必须生活在国际的市场竞争中,如果没有计算机网络,很难想象未来的企业将如何生存。

    网络作为知识经济时代重要的生产工具,给发达国家带来巨大的发展机遇,但却在无形中再次拉开了世界上的贫富差距。第三世界中的一些落后国家由于电脑普及率低,经济落后等原因,上网电脑屈指可数,据国际Internet协会的最新数据,与Internet联网的电脑中有近七成分布在美国,而世界上美国以外的如此多的国家才占三成,这就使得世界上绝大多数国家,尤其是广大的第三世界国家面临知识时代一个最重要的法宝--信息的匮乏,其结果必然影响他们的发展速度。从这一点讲,网络又扩大了发达国家和发展中国家的贫富差距。

    目前在国内企业信息化的过程中,已经出现的很强的“贫富差距”。一方面类似金融、电信等行业的大用户的网络投入及应用不遗余力,无论网络平台的构建,还是大投资的应用系统开发,水平直逼国外先进企业水平,占有信息同时也占有财富。另一方面,国内许多中小企业由于对网络应用作用的不了解,成为 “信息戈壁”,甚至许多企业还不知网络为何物,正逐步丧失企业未来赖以发展的技术平台,丧失信息同时也丧失财富。

    也有部分企业认为网络建设是由必要性的,因此也建设了自己的网络平台,甚至有投巨资建立当今最先进千兆主干平台的情况,但在网络应用方面却没有化大力气投入,成为拥有企业内部高速信息公路然而没有车在路上奔驰的情况。网络局限于文件共享等简单应用。本质上,网络平台只是信息化的“路”,而网络应用才是“路”上的“车”,仅仅有路而没有车,所建设的高速网络系统成为摆设。

    信息化、网络化是发展的大趋势,网络平台建设是重要的,然而更重要的是网络化的应用。网络应用是一个很广泛的概念,几乎可以涵盖各个应用领域。产品设计,网络能够达到有组织的设计协同。制造生产,网络能够达到以电子设计的数据指挥自动化的生产。物资流通,网络能够达到高速的信息共享和资源共享……,而象金融、邮电等行业,离开网络已经无法生存。对于中小企业,一下进行这样全方位的网络应用并不现实,投资力度过大。我们认为,首先实现办公自动化,提高企业运行的效率,沟通各部门之间的快速联系,是改革企业管理方式、建立高效的运行机制的第一步,也是最重要的一步。通过办公自动化,首先理顺企业工作流程,提高了管理的效率,就能够暴露出被日常繁杂办公事务掩盖的工作运转瓶颈,使企业领导者能够看清情况,针对重点问题加以解决,提高企业自身的竞争力。网络化的办公也能够使企业领导者充分体会网络应用的优势,为企业进一步的信息化改造进行谋划,使企业不断发展。

    网络办公应用

    我们对办公的理解不是仅仅理解为企业管理的办公行为,也包括了产品设计、生产、销售、贸易等过程中的信息资源利用和协同工作等,这种广义的办公概念包括了资源共享、查询、交换等全面的应用范围。

    计算机在办公方面的应用通常被称为“办公自动化”。计算机应用早期,简单的文字处理软件加上打印机、复印机等设备,就构成了“办公自动化”。计算机网络的发展,网络共享文件、电子文档存储,形成了网络办公自动化的新概念。然而,随着网络应用的进一步开展,网络办公自动化极大的改变了传统的办公模式,提供了更高效的办公手段。

    网络办公自动化的第一阶段是指各种办公设备数字化,出现了以打印机、传真机、数字复印机、数码相机、液晶显示器、数字投影机、小型PBX中心为代表的办公设备;第二个阶段是指这些办公设备向网络靠拢,实现其功能的重新组合,在功能重组中,将传统办公设备中的功能重叠部分(复印=扫描+打印;传真=扫描+打印+传送)借助网络资源平台和共享手段实现组件功能的强化,然后再借助网络实现这些强大组件功能的组合,以满足不同办公的需求,真正实现方便、高效和低成本;第三个阶段是,数字化办公彻底消除PC对办公的制约,实现各类外设的智能化,远程办公将成为一种常见的办公方式,办公室内会出现大量利用网络资源的设备,如IP电话、IP传真等,使办公不再局限在小小的办公室内,随处可以办公,随时可以办公。

    随着网络技术的高速发展和普及,高效低成本和移动的特点已越来越成为现代办公的需要。过去的办公模式是以电话、集中会议为中心,外加公文纸、钢笔、计算器、传真机。以PC机应用为核心、辅之以各种办公设备的办公自动化方式,提供了较以前高的效率,但基本方式仍然是纸质传递。信息的共享仍然依赖于会议、人工查询反馈等。网络的出现,使信息共享和信息传递的速度大大提高,因此形成了以网络为核心的现代办公模式,即基于网络打印、网络传真、电子邮件、网络数据库资源共享等一系列的网络化应用。信息的传递可以通过电子邮件进行,企业各层次的领导需要的人事、物资、物流、客户或协作单位情况、以至财务销售等,都可通过网络根据自己所拥有的权限进行查询。收集员工意见、建议,发布企业公告,就某些决策进行公开讨论、项目协同工作资源共享等都可便捷的透过网络进行,既减少了工作的中间环节、节省了人力占用,也提高了办事效率,协同工作资源共享更大大减少了工作中的混乱无序。

    出差在外的人员,通过电话线路也能与企业的内部网相连,直接获取自己的电子邮件、指令,了解公司的最近通告,取得出差所需的各种公司资料,还可将出差工作的进展情况及时反馈,使协同工作的同事能够及时获取最新的信息。在这里,设备的概念被忽略,代之的将是网络应用和解决方案的概念。人们不再关心具体的打印机、传真机、复印机等设备,而关注如何充分利用和发挥企业的网络办公应用系统促进工作。

    显然,网络化的办公应用带来的最直接的好处就是促进办公效率的极大提升,办公不再局限于办公室内,办公不再表现为办公室人员在楼道中的繁忙穿梭,网络化办公以其高速的信息传递减少了决策的失误,同时也使在传统沟通体系上建立起来的管理原则得以打破,从而使管理的出现扁平化的新模式,这对于企业现代化管理有着非常重要的意义。由于网络办公的高效率和高速度,信息资源共享使资源再利用的几率大大增加,因此减少了管理的层次,使每个主管人员所能直接控制的下属人数增多,管理层次减少。先进的网络计算机能及时收集、处理传输信息,不仅能帮助主管更早、更全面地了解下属的工作情况,从而及时地提出忠告和建议,而且可使下属更多地了解与自己工作有关的信息,从而更好地自主处理自己份内的事务,网络可以扩大主管的管理幅度,减少其管理层次。 管理层次的减少进一步提高企业的运行效率,也使最高领导者更能有效的控制企业工作,促进企业发展。

    企业办公网络化,不能忽视对Internet的利用。Internet与企业内部网络结合,为企业开阔了视野,提供了更新的发展方向。

    Internet是一个全球化的互联网络,也是巨大的信息资源宝库。企业不但能够从Internet上发现新的技术、新的商机,也能够通过Internet快速便捷地与其他企业合作,交流信息、交换信息、共同发展。Internet也为企业提供了新的展示自己的场所,Internet还为企业提供了为全球用户提供快速服务的媒介。在Internet上开展电子商务贸易,更为企业增加了一个新的商业机会。

    网络办公的应用方面

    网络在办公过程中,可在以下几个方面对办公起到强力的支持作用:

    1. 文件共享
    2. 打印共享
    3. 网络传真
    4. 电子邮件
    5. 远程访问
    6. Internet的利用
    7. 公文制作与传送
    8. 报表制作与传送
    9. 文件全文检索
    10. 客户或相关协作单位资源的管理
    11. 人事管理
    12. 财务电算化
    13. 公共设施、设备的调配
    14. 信息发布查询

    1. 文件共享

    文件共享是只网络内各计算机之间的文件能够互相访问。

    在计算机应用之初,各计算机之间如果需要交换文件,只能通过将文件存放到软磁盘上,然后进行软盘传递。计算机网络出现后,联网计算机之间的文件传递无需再传递软盘,通过网络线路直接就可以发送文件,使文件共享成为方便的过程。对于普遍都需要的共享文件,还可以放到网络服务器上。网络服务器是网络内所有联网计算机都能够访问到的计算机,服务器能够根据网络管理员分配的访问权限,控制联网计算机能够访问的文件目录。这样,网络文件共享既能够便捷的进行,也能够进行相应的控制,保证重要的文件不会被任意人员访问到,保证了文件的安全使用。

    最早的服务器文件共享是将共享文件放置在服务器上的某个目录中,设置对这些目录的访问权限后供联网计算机访问。这种方式对于联网计算机而言,只要设置了对网络服务器某些目录的对应连接关系(映射)后,联网计算机就可以象访问自己计算机上的某个目录一样进行访问。但随着计算机网络应用的发展,这种文件存放式的共享方式已经慢慢在退出应用。对于办公信息文件而言,由于这种文件存放共享不能提供诸如全文检索等功能,所以使用上的不便日益突出。不过,目前仍有一些低档数据库软件需要采用这种方式运行,一些共享软件也仍然能够用这种方式使用,所以文件共享仍然是计算机网络应用中的一个重要组成部分。

    文件共享是网络应用中最基本的应用方式,只要有计算机网络,就能够实现文件共享。目前的网络操作系统象MS Windows 2000 Server、Novell Netware、各类UNIX等都支持服务器方式的文件共享。

    文件共享使得文件的再利用非常方便。我们经常有许多办公文件的制作,是参照过去同类文件的格式、内容,只变动不多的内容就形成新的文件。如果不使用计算机文件,则我们需要在原文件上进行改动,然后再重新抄写。抄写一旦出现一点点错误就要重抄。计算机文件编辑十分简单,直接在需要修改的位置插入文字、删改文字,计算机能够自动排版形成美观的新文件。文件共享使旧文件的再利用价值大大提高,如果配合全文检索一起工作,则办公的效率就会因网络的存在而飞速提高。

    2. 打印共享

    在没有计算机网络的时期,每台计算机几乎都配备了打印机设备,否则办公产生的文件不能被打印。采用存放文件到软盘上,再使用别的计算机所配置的打印机进行打印的方法多数人都嫌繁琐,因此几乎所有的有计算机的人员都想方设法购置打印机方便自己打印。

    每台计算机配备打印机,无疑会大大增加计算机应用的投资。打印机是一种低使用率设备,相对于办公计算机,打印机工作的时间极为有限,因此充分利用打印机的资源、减少打印机的购置数量是提高投资有效性的一种手段。

    打印共享的实现,使得每个办公室以至每个办公楼层中,只需要配置一台或数台打印机,即可满足整个办公环境的打印需求。十几台甚至更多的计算机共同使用一台打印机,这在网络环境下极易实现。按十几台计算机都配备打印机的投资,足够购买一台快速激光打印机并加上网络设备的费用,而网络设备的投资回报并非仅仅网络打印一种,因此是非常合算的投资方式。

    打印共享对于计算机使用者并没有增加操作上的困难,一旦配置完成,与使用本机的打印机方法完全相同。

    3.网络传真

    传真也是常规办公应用中常用的手段。通常的做法,是在一定范围的办公区域配置一台传真机,提供所有人员共同使用。接受到外部传真时,需要有人告知接收者。

    在现在的办公室内,已经比较少有手写传真文稿的情况,多数做法是在计算机上编辑完成一份传真文稿,然后打印,再拿着打印好的文件去传真机传真发送。如果需要批量发送传真,即一份同样内容的传真发送到不同的传真机上,就需要传真者守在传真机前不停的发送,这显然是一项工作强度比较大的难题。
计算机发送传真,使得我们能够脱离打印这一个步骤,直接由计算机将编辑好的传真文稿通过Modem发送到对方的传真机上,或者传真到对方计算机的传真接受系统上。从这个角度看,至少我们可以节约打印纸的耗费和对打印机的消耗,因此已经具有一定的应用价值。

    网络传真则是在网络上设置一台传真服务器设备,所有联网计算机均可使用。当需要发送传真时,任何一台联网计算机(也可控制指定一些用户发送传真)将编辑好的传真文稿直接通过传真服务器传真。当同一时间需要传真的人员较多时,传真服务器能够自动按先后进行排队,而发送传真的用户并不需要关心这些,也不需要再在传真机前面排队等候。批量发送更为方便,许多传真服务器系统支持多址发送。而且,为了减少长途电话费用的支出,还可以将批量的传真定义到半价时段发送,以减少办公费用。
发送计算机传真与网络传真,使用上并不麻烦,也无需过多培训,就与使用打印机一样,将文件打印到传真端口,填写电话号码就完成了传真的发送工作。

    网络传真的接收也是自动进行。进入的传真直接由传真服务器接收,存放在服务器内,由专人或前台行政人员根据传真头通过网络分发传真。接收传真使用网络传真的方式,一方面可以减少传真纸的使用,更重要的是,不会因为传真机无纸,导致重要的传真不能接收,这一点比节省纸张的费用更为重要。

    当然,在国内使用计算机传真和网络传真也有一些问题。最主要的问题就是国内的一些单位传真机并不是自动职守,一些小单位传真电话也兼做普通电话的作用,需要人工干预,还有将传真机放到内部分机号码的情况。在这时,网络传真与计算机传真都会失效。随着国内经济的发展,这种情况慢慢也会逐步改善。但就目前而言,使用网络传真仍需要有一台普通传真机应对这些非自动传真设备。

    使用计算机传真或网络传真的另一个问题是手迹传送、原件传送的问题,但这个问题能够通过使用图像扫描仪将手迹、原件扫描后再通过网络传真发送。目前普及型的图像扫描仪售价仅1000多元人民币,相比传真机而言便宜得很多。同样,这类传真件的发送也可以使用普通传真机。

    4.电子邮件

    电子邮件是网络最重要的应用方式。由于电子邮件的存在,使得全球的通讯方式发生革命性的变化,发送信息再不需要漫长的等待和高昂的邮政费用,向世界的另一面发送信息也不过是瞬息的事情。应该说,电子邮件改变了信息通讯的方式。电子邮件是Internet上最重要的网络应用。电子邮件是目前计算机网络最广泛和最重要的应用之一,也是办公自动化系统的一个基础性设施。

    电子邮件(E-mail)是人们利用计算机进行信息编制、存储和传递的一种现代化通信方式。各种信息,如公文文件、私人信函和各种计算机文档等,均可以用电子邮件快速而方便地传送给接受者。
目前,各种单位的办公基本上已经采用了计算机,即使在计算机应用水平很低的地方,一个单位内也会具备至少一台以上的计算机,用于重要的文件的打印和排版。因此,由计算机存储的数字化文档正在逐步取代纸面的文档。

    计算机的广泛应用,使得以纸做为载体的文件开始不很重要了,除了需要领导签字的文件外,其他文件几乎都能够以计算机数码文件的形式保存。采用数码文件,不但查询、检索、再利用等方面十分便利,可以大大提高工作效率,而且,为通过电子邮件方式进行传送提供了先决条件。

    一般人可能认为,电子邮件主要用于国际互联网上远距离发送文件,单位内部使用的价值不大,其实不然。我们知道,许多文件并非都需要签字后上交,往往在一份办公文件的形成过程中,需要多次报送领导审阅,报送其他相关部门审阅,领导或其他部门发表意见后返回,修改后再报出去,直到最后满意成为正式文件。在这个过程中,不存在签字盖章的问题,因此,本来文件就是在计算机上编写的,报送审阅的过程都可以通过内部电子邮件进行,无需打印造成纸张浪费,无需跑路传递给各个相关部门,只有当文件正式生效的时候才需要打印一次、签字盖章,整个过程中能够不浪费一张纸。对于协同工作中的讨论、意见、建议等内容,由于不存在签字盖章的问题,更可以完全依靠电子邮件系统。最后文稿的形成,意见的采纳,都可通过保存的电子邮件回顾、拷贝、粘贴进行。

    内部使用的电子邮件系统一般都包括一下几层安全特性:

    (1)严格的身份验证:不允许任何人以假冒的身份发送邮件,也不允许任何人冒名窃取别人的邮件。

    (2)可靠的加密措施:为防止邮件信息在传输过程中被人非法截阅,邮件信息在发送方要能进行加密编码, 在接受方要能进行相应的解码。
 
    (3)收发邮件的不可抵赖性:即使发送方和接收方均不能修改已经发送和接收的邮件内容和收发记录(收发时间和收发者),从而均不能抵赖相应的责任问题。

    由于上述的安全特性,在计算机网络得到充分应用时,过去需要签字盖章的一些企业内部文件也完全能够摒弃签字盖章的过程。收到文件的人员只要看到电子邮件的发出人信息,就能够确认这份文件的有效性。电子邮件只有在使用自己的密码登录后才能够使用,关键岗位人员平时注意离开办公位置后关闭电子邮件系统,就能够有效的防止别人伪造信息。另外,好的内部电子邮件系统都具备数字签名措施,也能够有效防止伪造电子邮件的身份标识。

    由于计算机应用初期,许多人可能还对电子文本不够信任。实际上,电子文件做好备份措施后是十分可靠的。许多国外大公司,包括象CISCO公司这样全球市场价值第一的公司,其办公文件、通知、通告、审批文件等都完全通过电子邮件系统进行,所以国内企业也应能够完全信任电子邮件系统。

    电子邮件并非只能传送文字信息,只要是计算机生成的文件,包括图形文件、扫描或数码相机拍摄的数字图像照片、CAD设计电子图纸等等,都能够传送,通过网络瞬息可达,辅以内部电话联系、讨论,就能够进行协同工作。

    电子邮件的另一个优势是能够利用全球互联网发送文件、联系客户、促进业务的开展。电子邮件与企业Internet网站结合,就能够开展电子商务活动。通过企业网站对企业进行宣传,通过电子邮件收集意见、建议、合作信息、订货信息,对企业的业务工作开展如虎添翼。

    基于局域网的电子邮件系统,既便于机构内部的电子邮件传递,也便于通过Internet和其他广域网与外部进行连接,这种系统一般都提供严格的身份验证,具有很好的安全性。因此是国内外办公自动化系统中广泛应用系统。

    目前在国内,办公自动化建设和电子邮件应用得到了迅速的发展。中央部委机关半数以上已经建立了办公自动化网络并采用了电子邮件系统。进行各种公文的快速传递。上级机构常用它来向下级发送公文文件、信息简报和事务通知等,下级机构则常用它向上级传送统计报表和请示报告等。这也充分说明了电子邮件系统是足够安全的,在企业中应该得到广泛的应用。

    5.远程访问

    远程访问是只对企业内部网络进行连接的人员,不是通过企业办公地点的网络线路进行,而是通过电话线路和必要的设备(调制解调器-Modem)从任意地点连接到企业内部网上。

    远程访问一般是为出差人员、外地小型办公机构设立。虽然这些人不在企业所在地,但通过远程访问,仍能够与企业联系,访问企业的数据,取得企业的文件,接收自己的电子邮件,因此与企业的联系依然存在。远程访问使得企业人员无论身处何地,只需一条电话线,就如同企业就在身边。

    当一个人出差在外遇到问题时,他可以通过远程访问连接到企业网上,得到企业的最新信息。即使出差工作中遇到了较大的难题,他也能够将问题和有关参数、数据通过远程访问传递到企业,企业组织力量快速解决问题后,把结果传送回出差人员,使得出差人员不必再次往返,既节约了时间,也省去了奔波劳累和旅行费用,提高工作的效率。

    外地小型办公机构,能够通过远程访问,接收文件、通知、通告,向企业传送经营信息、客户情况、需求信息,使企业无须设立较大的机构,就能够开展业务,并对外地机构进行有效的管理。外地机构还可通过远程访问,与企业本部人员协同工作,交换必要信息,共同开发新的产品、新的市场。
远程访问的缺点是数据传输速度不高,只相当企业内部网连接速度的3%,因此不能象内部网那样传送大量的图形图像数据。对于驻外机构而言,如果规模大到一定程度,数据传输量大增,就需要考虑远程租用专线与企业网互联。

     6. Internet的利用

     在前面我们提到过,Internet的连接,对于一个企业取得海量的信息、建立网上广告、电子商务等都是十分重要的。Internet使我们与外界的联系渠道大大拓宽,使我们能够了解世界技术的发展和市场的变化,使我们的眼界不再受到局限。Internet还能够使我们建立全球的合作伙伴关系。总体而言,Internet是一种新的媒介,让我们能够与世界交流。

     Internet是一个巨大的信息海洋,你能够在其中挖掘你所需要的信息,你也可以将自己的信息放到其中。通过各类信息的搜索网站,你几乎能够找到你所需要的任何信息。而且,这些提供信息查询的网站一律免费,并不需要企业付出上网费用以外的任何费用。因此,企业在产品开发方面就能够很好的参照Internet上的信息,为自己进行有效的决策提供参考。

     Internet也是一个巨大的媒体,每天在Internet上活动的何止千万人。一个企业如果有需要发布自己的产品,就可以把自己的网站信息免费放置在搜索网站上,也能够在访问量大的网站发布自己的广告,本身就是传统媒体的企业更可以开辟一个新的发送渠道。

     Internet由于访问量大,因此也是开展商务活动的场所。企业能够通过Internet进行商品的直销,也能够通过Internet协助进行产品的后期维护、提升企业形象,还可以在Internet上收集订单和进行网上调查,对市场有更充分的了解。企业如果在Internet上发布产品信息,由于网站信息更新速度能够很快,因此随时可以把企业的最新产品信息发布出去,收到最快速的反馈。

     Internet提供了一种重要的通讯工具-电子邮件,其快速信息传递等特性在前面已经有所说明,这里就不在赘述。但如果没有Internet的广泛应用,电子邮件也无法有效的发挥其巨大的功用。

     Internet是一个巨型的公众网络,因此,连接到Internet的费用与租用专线比较,在许多情况下,连接到Internet的费用相对较低,于是出现了利用Internet建设企业自己自有广域网络的应用方式。

    一般企业建设自己的广域网络,将分布在各地的分公司或办事处互联,通常需要租用电信的数字专线。由于Internet连接的广泛性,现在我们能够利用Internet进行这类互联。所有分公司或办事处建立到Internet的连接,然后通过专门加密软件及方式,使企业的内部信息虽然通过了Internet公用网,但网上的其他人无法看到企业的信息,使Internet成为企业的虚拟专用网,也就是现在比较常提到的VPN技术。

    Internet的另外一种功用,是可以通过其进行语音的传输,即Internet电话(或称IP电话)。虽然由于目前国内的网络情况不很理想,电话语音的传输效果不佳,但其极为低廉的费用(仅上网费和市话费)使得这种应用极具竞争力。目前国内许多开放IP电话的通信企业,实际上都利用了Internet的资源,当然,由于这些企业拥有很大的对外连接出口线路,其通话质量不是一般Internet接入者所能比拟的。

    Internet是一个巨大的资源宝库,并不仅仅是信息库,还包括了上述的传输资源等。Internet的利用方式多种多样,这里无法一一列清,而且还在不断发展。但以现在的社会而论,一个企业如果不连接到Internet上,不充分利用这个巨大的资源宝库,则由于没有赶上信息化的发展而被最终淘汰是可以预见的。

    7.公文制作与传送

    每个企业都有一些一定规格的公文,例如传真、公函、报告、通知、备忘录、报价单、合同、方案等,这些公文如果格式规划统一,一方面为公文的制作减低了工作强度,另一方面,对企业的对内对外形象都有良好的提升。

    计算机的使用,使制作固定格式的公文成为很简单方便的事情。以微软公司的Word字处理软件为例,我们可以利用MS Word提供的模板功能(Template)。将日常办公中常用的格式化文本,如传真、公函、报告、通知、备忘录、报价单、合同、方案等按用户要求定制成模板,分发到所有办公计算机或放置服务器上网络共享,建立一个新的公文时,只需要在Word菜单中新建文档时选择相应的模板,就可以建立统一格式的各类公文。使用上非常简便,但对企业形象和工作效率的提升却是极为有效的手段。

    重要的公文在完成后,如果保存到网络服务器上,我们以后就能够利用全文检索的工具进行查找,这也是提高企业办公效率的有效手段之一。

    公文的电子传送,最方便的方式就是利用企业内部电子邮件系统。前面提到过,对于一个企业,完全网络信息化后能够利用内部电子邮件的强大安全功能,几乎彻底的摒弃纸介质公文的传递,对实现企业无纸化办公很有价值。如果再充分利用电子邮件批量发送的功能,使用者就能够从企业内部电子通讯录或客户及协作单位管理系统中按一定条件查询选定目标,批量发送同一内容的E-Mail,既可节省邮递所需的办公费用,而且使文件传送的时间缩到最短。当然,向企业外部单位以电子邮件发送公文、文件,需要连接Internet。

    8.报表的制作与传送

    报表的制作实现方法与公文系统基本一致,不同之处在于处理对象为定制表格。目前市场上销售的各类电子表格工具,如微软公司的Excel等,都具备较强的计算功能,我们在准备一张定制的电子表格时,在相应需要计算的位置写入计算公式,当原始数据填入电子报表的预留位置,就能够自动计算出一张准确、美观的电子报表,既减少了工作人员的劳动强度(按计算器不是轻松的工作)、也减少了出错的可能,更重要的是提高的工作效率。许多电子表格软件还具备简单的折线图、直方图、饼图等图形能力,一次数据输入能够得到相当理想的表格、图表结果。定制的表格模板能够重复多人共享使用,根据不同的要求可以制作不同内容的表格形式,而且能够做到一份原始数据产生多种报表,并根据原始数据的变化自动变化,对办公应用非常具有吸引力。

    报表的传送基本上也基于内部、外部电子邮件进行,方便高效易用。

    9.文件全文检索

    相比许多办公人员都有这样的经验,在撰写某个公文的时候,很肯定地记得过去曾经写过类似的公文,如果能够找出来参考一下,就可以快速完成手头的文件,但档案柜中各类文件繁多,虽然分类过,仍然很难查找,时间紧张的时候只好重新撰写。

    全文检索能够彻底解决这类的难题。所谓全文检索,就是存放的所有电子文件,不是按文件的名称查询,而是完全按文件的内容查询。计算机软件能够根据文件的内容建立索引库,当你需要查找某个文件时,你只需要记得这个文件中的某个关键词,就能够快速便捷地找到这个文件。如果曾经为文件建立过关键词或摘要,则查找速度更快。

    日常工作中,我们在完成一个电子文件后,只需要将这个文件存放到支持全文检索功能的服务器中,就能够在日后进行有效的全文检索。

    全文检索不仅仅用于办公文件,对于其他类文件,如设计书、产品说明等,都可以进行检索。某个客户需要一个解决方案,企业过去曾经有类似的客户方案,通过全文检索查出来,针对新客户的情况做一定的修改后,就能够完美的提交给新用户。全文检索还可以使协作开发工作、产品改良革新、升级换代等开发过程变得更易于实现。存档文件的全文检索再利用,对于培训新员工、尽快上手工作也具有很好的使用价值。

    全文检索是一种具有重要使用价值的工具,由于全文检索使得历史文档、记录能够有效的得到再利用,因此对提高工作效率、减少办公文档、开发工作重复进行造成的浪费十分有效。

    10.客户或外部协作单位管理

    客户或外部协作单位管理(简称客户管理)是每个企事业单位都不可缺少的工作之一。实际上,客户管理就是将企业现有的客户资源纳入数据库,进行登记,做为销售目标或售后服务的依据。
任何一个企业,都必定保有一定量的客户资源,采用纸面记录的方式,查找、使用均有许多不便。如果管理者需要某个和某类客户的情况,则相应的工作人员就需要花费一定的时间专门进行整理,然后报送管理者。同样,如果其他人员需要了解公司的客户情况,一般的做法是将所有客户资源打印成册,由使用者自查。

    采用计算机网络化客户资源管理,查询、归类等工作完全由计算机处理,并且网上查询十分方便。通过有效的客户管理软件,能够按查询者要求进行分类处理,速度很快。这样就充分解放了客户管理人员,企业甚至可以取消这个岗位节省人力资源。

    使用计算机进行客户管理,可以对客户情况进行更细致的划分,可以包括客户的各类必要信息,以利于销售工作的进行。客户情况一次输入,无限次使用,并不多占工作人员的时间。计算机的使用对繁琐的日常办公活动是一次巨大的解放。网络化的客户管理还可以使所有拥有客户资源的人员,无需离开办公位置就将客户情况录入,因此也不需要为客户录入工作设置专职人员。
计算机网络化的客户管理,可以通过查询权限的控制,使使用这一资源的人员按照规定的权力范围进行检索,无需接触这部分资源的人员则完全不能查询检索,避免了由于管理的漏洞,客户管理者私自将公司客户资源外泄或碍于人情泄漏公司客户资源。当然,这部分控制功能还要与公司内部的严格管理配合。

    11.人事管理

    人事管理与客户管理均属典型的数据库应用,本质上没有多大的区别,只是数据库的条目、内容不同,管理权限更为严格。采用计算机网络化人事管理,其优点看来不如客户管理更为突出。但当一个企业的规模达到一定程度时,通过计算机进行人事管理依然能够避免繁杂的维护工作。
当一个企业需要某类人才时,如果能够良好的利用计算机人事数据库,可能就能够首先在本单位内发掘出有这类特长的人员。由于是从企业内部发掘的人才,因此人员工作状况比较清晰,避免外部招聘所带来的人员情况不确定性,并减少了增加招聘人员而增加的人工费用。企业内部发掘出的人才如果很适用,由于企业对其的提升也增加了这类骨干人才对企业的忠诚度。

    12.财务电算化

    财务工作是一项最为繁琐而又不能出错的工作。财务工作涉及到各类的财务计算、财务法规、税务等问题,因此,手工作账对财务人员的要求很高。通过计算机这一强大的工具,我们就能够在极大的程度上减少财务繁琐的工作过程,由于计算机的高可靠性,财务计算过程中出现纰漏的情况也会大为减少。网络化的财务使企业主管财务的领导或企业的最高领导,都能够及时有效的掌握企业的财务状况,直接从网络上查询得到财务统计结果,无需增加财务人员的负担,同时对财务人员的工作也是一种监督。

    企业采用财务电算化,无须顾虑计算机的安全性和财政法规的有效性,因为现在市场上所有的财务软件系统都经过标准认证,国家对于财务软件系统有标准性的要求,不符合标准不能销售,企业应用完全可以放心。

    13.公共设施、设备的调配


    企业通常有一些公共设施,如会议室,还有一些公共设备资源,如汽车、笔记本电脑、投影机等,如何充分利用这些资源,既不造成浪费,又满足日常使用要求,通过网络化预定方式可以得到充分的解决。
企业人员当需要使用这些公共设施、设备时,可以从内部网上查询其使用情况。例如,一个办公人员需要外出,需要使用企业的汽车,他就能够通过内部网上查询汽车的预定情况,在自己需要使用的时间段如果有车没有被预定,他就可以填入自己的预定信息。当确实没有车可用的情况下,再考虑其他外出方式,如出租车等。同时,车队或汽车班,也通过网上预定情况安排自己的工作。这样做既减少外出采用其他方式的资金支出,也使企业车辆得到充分利用,减少了闲置浪费。

    14.公共信息发布与查询

    每个企业都会需要发布一些公共信息,如通知、通告等,利用网络发布这些信息,快速且方便。有计算机办公的员工能够很快的看到这些发布的信息,对于没有计算机的岗位,仍然可以使用常规张贴的方式。公共信息并不局限在通知、通告等内容,网络是一种媒介,因此可以充分利用这种媒介做更多的事情。下面我们列举几种公共信息查询交流的应用方式供参考。

    内部规章制度查询

    企业内部规章制度是全体员工都需要遵守的,因此是一种公共信息。利用网络的广泛互联性,任何一个员工,当需要了解企业对于某个方面的具体规定时,可以通过网络进行这方面的的检索,如果配合全文检索功能使用,就更为方便。由于员工能够随意查询企业的各项规章制度,因此减少了管理人员解释的时间,企业管理也具有很强的透明度,使员工的稳定性得以提高,减少了黑箱操作的不确定性。

    内部刊物

    企业内部刊物是体现企业文化和联系员工的纽带,因此许多企业非常重视企业刊物。做为无纸化办公环境,我们完全能够通过网络进行企业刊物的分发。

    内部论坛

    一个企业要发展,来自企业内部的意见、建议是很重要的。当员工能够对自己的企业非常关心,愿意为企业出谋划策,说明企业具备强大的凝聚力。因此,提供一个企业内部发表意见、建议的场所是很重要的事情。网络能够提供这种场所。

    许多员工在提供自己的意见、建议时,如果使用真实姓名,出于许多方面的考虑,往往不会言无不尽,总是有所保留。但当员工能够匿名发表意见建议时,就会比较畅所欲言。如果企业想听到员工的真实想法,内部论坛提供了匿名探讨和交流的园地,也使企业能够得到更真实的员工心声。

    企业论坛也是反映一个企业员工关注企业发展导致程度的晴雨表。当一个企业内部论坛就企业发展问题的讨论热火朝天,大量员工都参与了讨论,说明员工非常关心企业,努力为企业贡献自己的良策。而当企业的内部论坛冷寂无声时,企业管理层就可以通过这种现象了解企业的凝聚力已经在下降,此时就可以及时检讨企业的管理方式方法,是否挫伤了员工的积极性,以采取对策尽快提高企业凝聚力。

    网络可以使员工以最快、最方便的方式发表自己的想法,又能够做到完全匿名化,因此是十分理想的媒介。

公共信息

    对于办公而言,每个企业都需要一些公共信息,例如:
    国际国内长途区号及费率,区号升位、变更信息
    国内邮政编码
    航班、火车时刻
    各地主要酒店情况
    各政府办事机构地址及联系办法
    各类服务机构地址及联系办法
    各类政府公告通知
    实时性不强的金融信息等

    过去这类信息是一些巨大的本册,放在行政办公室或财务室供员工查阅,更新速度慢,使用不方便。如果能够通过网络共享这些信息,员工可以从联网计算机上快速查到自己所需的这些信息内容,对办公效率又是一种提高。如果与Internet连接,则还可以得到方便容易的更新,或者由一些服务商的服务中得到更新,免去自己查找更新的麻烦。

   小结

   我们在这里提供了一些在办公中充分利用计算机网络能够做的工作,这些工作在及时得到国内外各种信息、广泛联络合作、提高办公效率、加强企业管理、增强员工凝聚力等方面都能够发挥出巨大的效力。今天的计算机网络已经不再是一个高科技的摆设,我们提到的应用方式只是其中的一部分,如果企业能够继续深入发掘网络的应用潜力,计算机网络势必能够为企业的建设和发展提供更大的推进。

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